MAKALAH ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN ISO 9001: 2008 BAGI SEKOLAH

MAKALAH ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

ISO 9001: 2008 BAGI SEKOLAH

Oleh :

Nuri Shabania (1110016100046)

Meriza Dwi Pangestuti (1110016100057)

Rosihan Anwar (1110016100067)

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BIOLOGI

JURUSAN PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2011

BAB I

PENDAHULUAN

Sekolah Berstandar Internasional (RSBI) sebagai langkah pemerintah untuk mengejar ketertinggalan mutu pendidikan di tanah air. Untuk dapat menjadi sekolah dengan label RSBI, salah satu standar yang bisa diterapkan untuk menjadi sekolah standar internasional adalah dengan memenuhi persyaratan ISO khususnya Sistem Manajemen Mutu ( SMM ) ISO 9001 : 2008. Untuk memperoleh sertifikat tersebut, sekolah harus menunjukkan proses belajar mengajar yang terpadu antara teori dan praktek, pelayanan kepada siswa, orang tua dan masyarakat, termasuk dunia usaha dan industri serta pemerintah.

Salah satu kasus pada sekolah yaitu Sekolah Menengah Kejuruan. Sampai dengan tahun 2009, berdasarkan data dari Direktorat Pembinaan SMK Kementerian Pendidikan Nasional, jumlah SMK Rintisan Sekolah Berstandar Internasional ( RSBI ) sebanyak 247 buah. Jumlah ini akan terus dipacu agar pada tahun-tahun mendatang setiap sekolah di masing- masing kabupaten/kota agar memiliki SMK RSBI sebagaimana amanat Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Pasal 50 Ayat 3 yang menyatakan “Pemerintah dan/atau pemerintahan daerah menyelenggarakan sekurang-kurangnya satu satuan pendidikan pada semua jenjang pendidikan, untuk dikembangkan menjadi satuan pendidikan yang bertaraf internasional ” dan  kemudian Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan dalam Pasal 61 Ayat(1) menyatakan bahwa: ‘’Pemerintah bersama-sama pemerintah daerah menyelenggarakan sekurang-kurangnya satu sekolah pada jenjang pendidikan dasar dan sekurang-kurangnya satu sekolah pada jenjang pendidikan menengah untuk dikembangkan menjadi sekolah bertaraf internasional “.

Sekolah yang berhasil meraih sertifikat SMM ISO 9001 : 2008 karena kemampuan organisasi sekolah menerapkan sistem manajemen yang bagus, ditunjang dengan kompetensi guru, dukungan staf dan warga sekolah dalam peyelenggaraan kegiatan belajar mengajar dan pemasaran lulusan serta  fasilitas belajar demi menunjang kelancaran Proses Belajar Mengajar (PBM).

BAB II

PEMBAHASAN

Standar ISO 9000 adalah standar tentang sistem manajemen mutu yang penerapannya dimaksudkan untuk meningkatkan mutu produk dan jasa/pelayanan sehingga mampu memberikan dan meningkatkan kepuasan pelanggan dan kinerja organisasi

Berdasarkan hasil survei Vloeberghs dan Bellens dalam Susanti (1999) di Belgia menunjukkan alasan utama untuk menerapkan ISO 9000 adalah:

  1. a)    Untuk meningkatkan image mutu organisasi di pasar.
  2. b)   Untuk meningkatkan efisiensi dan pengendalian organisasi.
  3. c)    Untuk meningkatkan mutu produk dan jasa.
  4. d)   Untuk menggabungkan dan memperluas market share.
  5. e)    Karena permintaan dan/atau pertanyaan dari konsumen.
  6. f)    Keputusan manajemen perusahaan.
  7. g)   Permulaan yang tepat untuk Total Quality Management.
  8. h)   Mengurangi resiko pertanggungjawaban produk.

Demikian pula Department of Trade Industry mengatakan fungsi dari ISO 9000 adalah “A set of co-ordinated activities to direct and control an organisation in order tocontinuosly improve the effectiveness and efficiency of its performance.”

Pendapat lainnya dikemukan oleh Hoyle yang mengatakan bahwa :

“ ISO 9001 can be used in contractual situations where the customer requires its suppliers to demonstrate they have the capability to consistently produce product that meets customer requirements. The theory is that if suppliers can show they do all the things in ISO 9001, only conforming product would be shipped to customers. This would (in theory) reduce the need for customers to verify product on receipt. Third parties can also use the standard to assess the capability of organizations to provide product that meets customer and regulatory requirements. Organizations can use ISO 9001 as a model in designing their management systems providing they also use ISO 9000 and ISO 9004”.[1]

Dapat ditarik benang merah dari beberapa uraian di atas, bahwa yang menjadi alasan memilih penerapan ISO dalam sebuah organisasi oleh berbagai keuntungan :

  • Dapat dipergunakan oleh semua organisasi profit maupun non profit.
  • Mudah diterapkan, bahasanya jelas sehingga mudah dimengerti.
  • Menyesuaikan dengan proses yang ada pada organisasi
  • Mendorong penyempurnaan kinerja organisasi.
  • Berorientasi pada perbaikan/penyempurnaan yang berkelanjutan dan upaya peningkatan kepuasan pelanggan.
  • Mudah dipadukan dengan standar sistem manajemen lainnya.

Penerapan prinsip manajemen mutu tidak hanya menyediakan keuntungan secara langsung terhadap perancangan sistem manajemen mutu, tetapi juga memberikan kontribusi keuntungan pada pengelolaan biaya dan risiko. Sistem manajemen mutu yang efektif dapat memastikan bahwa kegiatan-kegiatan dalam hal ini ini pendidikan kejuruan dapat diawasi.

Pada sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008, terdapat delapan prinsip manajemen mutu yang berintegrasi pada klausul- klausul ISO itu sendiri ( Suardi, 2004 ) :

  1. Fokus pada Pelanggan ( Costumer focus)
  2. Kepemimpinan ( Leadership )
  3. Keterlibatan Personel  ( Involving people)
  4. Pendekatan Proses ( Process approach)
  5. Pendekatan Sistem Pengelolaan ( Systems approach)
  6. Peningkatan Berkesinambungan ( Continuos improvement)
  7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta ( Factual decision making)
  8. Hubungan Saling Menguntungkan dengan Mitra Kerja/ Pemasok (Mutually beneficial supplier relationships )
  9. KONSEP ISO

ISO berasal dari kata Yunani ISOS yang berarti sama, kata ISO bukan diambil dari singkatan nama sebuah organisasi walau banyak orang awam mengira ISO berasal dari International Standard of Organization, sama sekali BUKAN. ISO 9001 merupakan standard international yang mengatur tentang sistem management Mutu (Quality Management System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai “ISO 9001, QMS” adapun tulisan 2008 menunjukkan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah system manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008. Seiring perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, terutama semakin luasnya dunia usaha, maka kebutuhan akan pengelolaan system manajemen mutu semakin dirasa perlu dan mendesak untuk diterapkan pada berbagai scope industry yang semakin hari semakin beragam. Versi 2008 ini adalah versi terbaru yang diterbitkan pada Desember 2008 lalu.

Organisasi pengelola standard international ini adalah International Organization for Standardization yang bermarkas di Geneva – Swiss, didirikan pada 23 February 1947, kini beranggotakan lebih dari 147 negara yang mana setiap negara diwakili oleh badan standardisasi nasional (Indonesia diwakili oleh KAN).

Sejarah ISO dimulai dari dunia militer sejak masa perang dunia II. Pada tahun 1943, pasukan inggris membutuhkan sekali banyak amunisi untuk perang sehingga untuk kebutuhan ini dibutuhkan banyak sekali supplier. Sebagai konsekuensinya, maka demi kebutuhan standarisasi kualitas, mereka merasa perlu untuk menetapkan standar seleksi supplier. Selanjutnya, 20 tahun kemudian perkembangan standarisasi ini menjadi semakin dibutuhkan hingga pada tahun 1963, departemen pertahanan Amerika mengeluarkan standar untuk kebutuhan militer yaitu MIL-Q-9858A sebagai bagian dari MIL-STD series. Kemudian standar ini diadopsi oleh NATO menjadi AQAP-1 (Allied Quality Assurance Publication-1) dan diadopsi oleh militer Inggris sebagai DEF/STAN 05-8.

Seiring dengan kebutuhan implementasi yang semakin kompleks, maka DEF/STAN 05-8 dikembangkan menjadi BS-5750 pada tahun 1979. Atas usulan American National Standard Institute kepada Inggris, maka pada tahun 1987 melalui International Organization for Standardization, standard BS-5750 diadopsi sebagai sebuah international standard yang kemudian dinamai ISO 9000:1987. Ada 3 versi pilihan implementasi pada versi 1987 ini yaitu yang menekankan pada aspek Quality Assurance, aspek QA and Production dan Quality Assurance for Testing. Concern utamanya adalah inspection product di akhir sebuah proses (dikenal dengan final inspection) dan kepatuhan pada aturan system procedure yang harus dipenuhi secara menyeluruh.

Pada perkembangan berikutnya, ditahun 1994, karena kebutuhan guaranty quality bukan hanya pada aspek final inspection, tetapi lebih jauh ditekankan perlunya proses preventive action untuk menghindari kesalahan pada proses yang menyebabkan ketidaksesuaian pada produk. Namun demikian versi 1994 ini masih menganut sistem prosedur yang kaku dan cenderung document centre dibanding kebutuhan organisasi yang disesuaikan dengan proses internal organisasi. Pada ISO 9000:1994 dikenal 3 versi, yaitu 9001 tentang design, 9002 tentang proses produksi, dan 9003 tentang services.

Versi 1994 lebih fokus pada proses manufacturing dan sangat sulit diaplikasikan pada organisasi bisnis kecil karena banyaknya procedure yang harus dipenuhi (sedikitnya ada 20 klausa yang semuanya wajib di dokumentasikan menjadi procedure organisasi). Karena ketebatasan inilah, maka technical committee melakukan review atas standard yang ada hingga akhirnya lahirlah revisi ISO 9001:2000 yang merupakan penggabungan dari ISO 9001, 9002, dan 9003 versi 1994.

Pada versi tahun 2000, tidak lagi dikenal 20 klausa wajib, tetapi lebih pada proses business yang terjadi dalam organisasi. Sehingga organisasi sekecil apapun bisa mengimplementasi system ISO 9001:2000 dengan berbagai pengecualian pada proses bisnisnya. Maka dikenallah istilah BPM atau Business Process Mapping, setiap organisasi harus memertakan proses bisnisnya dan menjadikannya bagian utama dalam quality manual perusahaan, walau demikian ISO 9001:2000 masih mewajibkan 6 procedure yang harus terdokumentasi, yaitu procedure control of document, control of record, Control of Non conforming Product, Internal Audit, Corrective Action, dan Preventive Action, yang semuanya bisa dipenuhi oleh organisasi bisnis manapun.

Pada perkembangan berikutnya, versi 2008 lahir sebagai bentuk penyempurnaan atas revisi tahun 2000. Adapun perbedaan antara versi 2000 dengan 2008 secara significant lebih menekankan pada effectivitas proses yang dilaksanakan dalam organisasi tersebut. Jika pada versi 2000 mengatakan harus dilakukan corrective dan preventif action, maka versi 2008 menetapkan bahwa proses corrective dan preventive action yang dilakukan harus secara effective berdampak positif pada perubahan proses yang terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada control proses outsourcing menjadi bagian yang disoroti dalam versi terbaru ISO 9001 ini.

  1. MANFAAT ISO BAGI SEKOLAH

ISO 9001:2008 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen Mutu/kualitas. ISO 9001:2008 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu. ISO 9001:2008 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah output . ISO 9001:2008 hanya merupakan standar sistem manajemen kualitas. Namun, bagaimanapun juga diharapkan bahwa output yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen kualitas internasional, akan berkualitas baik (standar).

Sehingga dapat disimpulkan bahwa Quality Management Systems (ISO 9001:2008) adalah merupakan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem, yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, dimana kebutuhan atau persyaratan tertentu tersebut ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. Output pada satuan pendidikan adalah lulusan.

Manfaat Penerapan ISO 9001:2008 adalah :

  • Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
  • Jaminan Kualitas Produk dan Proses
  • Meningkatkan Produktivitas perusahaan & “market gain”
  • Meningkatkan motivasi, moral & kinerja karyawan
  • Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan
  • Meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
  • Meningkatkan cost efficiency & keamanan produk
  • Meningkatkan komunikasi internal
  • Meningkatkan image positif perusahaan
  • Sistem terdokumentasi
  • Media untuk Pelatihan dan Pendidikan

Pendapat lain tentang Manfaat Secara Umum ISO 9001: 2008 dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu seperti adalah :

  1. Aspek Konsistensi Pelaksanaan dan Pengawasan
  2. Aspek Pengendalian Pencegahan
  3. Aspek Pertumbuhan dan Pengembangan
  • Memberikan pendekatan praktik yang sistematis untuk manajemen mutu
  • Memastikan konsistensi untuk memelihara mutu produk / jasa
  • Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu menelusuri serta meningkatkan hubungan antar fungsi yang mempengaruhi mutu
  • Menentukan secara jelas tanggung jawab dan wewenang dari personel kunci yang mempengaruhi mutu
  • Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam menjalankan operasi dan proses bisnis / mapping proses sekolah
  • Menerapkan sistem dokumentasi yang efektif melalui mekanisme audit mutu internal dan tinjauan manajemen yang berkelanjutan.
  • Sebagai sarana pemasaran
  • Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan konsumen / pelanggan
  • Meningkatkan citra dan daya saing serta produktifitas organisasi
  • Memberikan pelatihan yang sistematik kepada staf melalui prosedur dan instruksi kerja yang baik
  • Mengantisipasi tuntutan konsumen atas mutu produk dan tingkat persaingan bersama
  • Sebagai dasar yang mantap untuk pengembangan mutu selanjutnya menuju manajemen mutu terpadu

Manfaat untuk Sekolah

  1. Memudahkan menghadapi akreditasi dari BAN-S/M ( Badan Akreditasi Nasional – Sekolah/Madrasah )
  2. Sistem manajemen sekolah menjadi lebih baik dan berkembang, sebab mempunyai:
  • Manual Mutusebagai alat marketing yang berisi school profile dan penjelasan tentang penerapan SMM ISO 9001:2008 di sekolah.
  • Kebijakan Mutuatau semacam visi-misi sebagai pedoman arah kebijakan sekolah jangka panjang dalam hal perbaikan mutu secara terus menerus.
  • Sasaran Mutudi setiap aktifitas pekerjaan sebagai pedoman target jangka pendek dalam merealisir Kebijakan Mutu.
  • Prosedur Mutusebagai pedoman dalam melakukan pekerjaan yang menyangkut pembelajaran sehingga ada prosedur baku yang dipergunakan oleh seluruh jajaran.
  • Rencana Mutu( Quality Planning ) sebagai persyaratan input yang akan menentukan output sehingga keberhasilan pembelajaran terhadap anak-anak didik dapat ditingkatkan.
  • Standarisasi format dan pengendalian arsip( rekaman ) memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip.[2]

Pendekatan SMM memberikan manfaat yang sangat besar bagi setiap organisasi yang menerapkannya. Manfaat tersebut terlihat dengan :

  1. Adanya konsistensi pelaksanaan/ aktifitas di organisasi dan mampu telusur.

Apabila SMM dilaksanakan dengan benar manfaat yang dirasakan adalah :

  1. Memberikan pendekatan praktik yang terbaik (Best Practice) yang sistematis untuk pencapaian manajemen mutu.
  2. Memastikan konsistensi operasi untuk memelihara mutu produk (barang dan jasa).
  3. Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu telusur serta meningkatakan hubungan antar fungsi unit kerja/departemen pada organisasi yang mempengaruhi mutu.
    1. Adanya aspek pengendalian dan pencegahan

Kunci pokok untuk menjaga mutu adalah pengendalian produk yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan mencegah produk yang jelek sampai di tangan pelanggan.

Oleh karena itu sistem tersebut perlu :

  1. Menentukan secara jelas tanggung jawab dan wewenang dari personel kunci yang mempengaruhi mutu.
  2. Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam rangka menjalankan operasi proses bisnis pada aktifitas proses menghasilkan produk ( product operation).
  3. Menerapkan sistem dokumentasi yang effektif melalui mekanisme dengan sistem audit internal dan tinjauan manajemen secara berkelanjutan.
  4. Dilihat dari aspek pembelajaran dan tumbuh kembang organisasi.

Manfaat penerapan SMM dari perpektif tersebut adalah :

  1. Sebagai sarana pemasaran yang efekfif.
  2. Dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui pendekatan secara sistematik dan terorganisir pada pemastian mutu.
  3. Dapat meningkatkan citra dan daya saing organisasi/organisasi.
  4. Dapat meningkatkan produktifitas dan mutu produk dengan memenuhi persyaratan pelanggan melalui kerjasama dan atau komunikasi yang lebih baik, pengendalian proses bisnis yang lebih sistematis, penurunan produk yang gagal, pencegahan pemborosan karena adanya pengendalian proses/aktifitas yang tidak effektif dan effisien.
  5. Dapat memberikan proses pembelajaran kepada staf atau seluruh personel dengan metode pelatihan yang sistematis melalui prosedur dan istruksi yang lebih baik.
  6. Dapat menjadi pemicu motivasi pimpinan puncak untuk menilai kinerja organisasinya karena adanya sasaran mutu yang secara berkelanjutan dipantau dan diukur serta dibandingkan dengan kinerja pesaingnya.
  1. Adanya pemastian mutu :

Organisasi/perusahan memiliki sistem pemastian mutu yang terstruktur dan sistematis yang dapat digunakan untuk :

  1. Alat bantu untuk mengukur produktifitas dan kinerja SDM
  2. Biaya yang effektif dan effisien karena adanya konsistensi dan keandalan pelaksanaannya.
  3. Sarana bekerja dengan benar dan terkendali di setiap waktu. SMM ISO 9001 : 2000 – SBI /VEDC Malang 4
  4. Sistem Manajemen dengan kinerja optimal karena adanya sistem PDCA (Plan, Do, Check dan Action) yang mengendalikan mutu produk secara sistematis.
  5. Setiap personel memiliki tanggung jawab ,wewenang dan kompetensi yang jelas di bidang tugasnya dalam melaksanakan aktifitas di organisasi/organisasi.

Manfaat ini akan terlihat dengan data dan informasi yang terrekam dan selalu terpantau serta diinformasikan kepada seluruh personel terhadap perkembangan kinerja organisasi baik yang telah mencapai sasaran mutu maupun yang belum . Sehingga data dan informasi merupakan alat yang sangat penting dalam penerapan SMM baik untuk kepentingan internal (audit internal) maupun eksternal (audit oleh pelanggan maupun surveyland oleh lembaga sertifikasi).

Keuntungan ISO 9001 : 2008

  1. Dapat dipergunakan oleh semua organisasi/perusahan profit mapun nonprofit.
  2. Mudah diterapkan, bahasanya jelas sehingga mudah dimengerti.
  3. Pengurangan jumlah dokumen prosedur dari (16,19,20) yang dipersyaratkan menjadi enam (6) dokumen prosedur wajib.
  4. Menyesuaikan dengan proses yang ada pada organisasi/organisasi .
  5. Mendorong penyempurnaan kinerja organisasi.
  6. Berorientasi pada perbaikan/penyempurnaan yang berkelanjutan dan upaya peningkatan kepuasan pelanggan
  7. Mudah dipadukan dengan standar sistem manajemen lainnya.

 

  1. PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN MUTU

Prinsip – Prinsip Sistem Manajemen Mutu adalah “ Suatu aturan atau kepercayaan, untuk pedoman dan pengoperasian perusahaan, yang diarahkan pada peningkatan kinerja berkesinambungan untuk jangka panjang dengan menitikberatkan pada pelanggan juga kebutuhan semua mitra yang lain.“

Delapan prinsip manajemen mutu pada sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 dipergunakan memimpin organisasi kearah perbaikan kinerja. Delapan prinsip manajemen mutu tersebut adalah :

  1. Fokus pada pelanggan
  2. Kepemimpinan
  3. Pengikutsertaan karyawan
  4. Pendekatan proses
  5. Pendekatan sistem dalam manajemen
  6. Peningkatan berkelanjutan
  7. Pengambilan keputusan berdasarkan fakta
  8. Hubungan dengan pemasok yang saling menguntungkan[3]

       Prinsip 1 Fokus pada Pelanggan

Suatu perusahaan/organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan karena pelanggan adalah kunci meraih keuntungan. Oleh karena itu organisasi harus memahami kebutuhan/keinginan pelanggan baik saat ini maupun di masa mendatang, agar dapat memenuhi persyaratan pelanggan dan mampu melebihi harapan pelanggan. Dan secara proaktif menetapkan level kepuasan pelanggan.

 

Prinsip 2 Kepemimpinan

Penerapan prinsip kepemimpinan mengarah pada :

  1. Menetapkan kebijakan mutu, struktur organisasi, mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya
  2. Menciptakan lingkungan kerja dimana semua personnel ambil bagian dalam pencapaian target atau sasaran organisasi
  3. Komitmen “continual improvement” sistem manajemen mutu

Prinsip 3 Pengikutsertaan Karyawan

Keterlibatan seluruh karyawan dalam organisasi adalah dasar yang sangat penting dalam prinsip manajemen mutu . Personnel semua level adalah inti organisasi : secara penuh harus ikut serta dalam kelangsungan bisnis organisasi, sehingga:

  1. Mengidentifikasi tanggungjawab dan wewenang
  2. Mengidentifikasi kompetensi, kebutuhan, penyediaan dan mengevaluasi pelatihan serta memelihara catatan pelatihan
  3. Mengidentifikasi dan mengendalikan faktor manusia dan area kerja untuk mencapai kesesuaian produk

 

Prinsip 4 Pendekatan Proses

Dalam konteks ISO 9001:2008, pendekatan proses mensyaratkan organisasi untuk melakukan identifikasi, penerapan, pengelolaan dan melakukan peningkatan mutu berkelanjutan (continual quality improvement). Pendekatan secara proses diperlukan saat menyusun dan menerapkan sistem mutu. Hal ini menuntut setiap bagian/fungsi untuk memiliki visi terhadap kepuasan pelanggan. Pendekatan proses mencakup:

  1. Orientasi hasil yang efektif
  2. Sumber daya dan aktivitas dikendalikan sebagai proses
  3. Secara sistematis mengidentifikasi dan mengendalikan proses yang digunakan untuk memastikan kesesuaian produk

 

          Prinsip 5 Pendekatan Sistem dalam Manajemen

Pendekatan sistem pada manajemen didefinisikan sebagai identifikasi pemahaman, dan pengelolaan sistem dari proses yang saling terkait untuk pencapaian dan peningkatan sasaran perusahaan/organisasi dengan efektif dan efisien. Mengidentifikasikan, memahami dan mengendalikan sistem dan interaksi antar proses untuk memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi, sehingga suatu organisasi mampu:

  1. Menetapkan sasaran mutu tiap proses
  2. Menetapkan interaksi dan rangkaian proses
  3. Memantau dan mengukur efektifitas tiap proses

Prinsip 6 Peningkatan Berkelanjutan

Peningkatan berkelanjutan harus dijadikan sasaran dan tujuan tetap organisasi sehingga Sasaran tetap organisasi dapat diketahui dan ditetapkan dan kemudian juga organisasi mampu memantau kinerja melalui sasaran mutu yang terukur tiap fungsi terkait dan level dengan menggunakan peratalan seperti : audit internal, tinjauan manajemen, corrective and preventive action

Prinsip 7 Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta

Pengambilan keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi. Oleh karena itu pengambilan keputusan harus didasarkan pada: logika, analisa data, serta informasi yang tepat dan dapat dipertangung jawabkan.

Prinsip 8 Hubungan dengan Pemasok yang Saling Menguntungkan

Organisasi dan pemasoknya/supplier saling tergantung, dan sudah selayaknya merupakan hubungan yang saling menguntungkan dalam rangka meningkatkan kemampuan keduanya dalam menciptakan nilai. Maka hubungan saling menguntungkan itu didasarkan pada:

  1. Menetapkan dan mendokumentasikan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemasok
  2. Meningkatkan kemampuan kedua organisasi untuk lebih baik
  3. Seleksi, meninjau dan mengevaluasi kinerja pemasok untuk mengendalikan produk yang dipasok.[4]
  1. SISTEM MANAJEMEN MUTU

 

Sistem Manajemen

Adalah adanya ARAH ( Kebijakan) dan TUJUANNYA (Sasaran) pada organisasi agar sistem mampu berjalan dengan baik.

Sistem Manajemen Mutu

Sistem yang digunakan untuk menetapkan Kebijakan (policy) atau pernyataan resmi oleh manajemen puncak berkaitan dengan perhatian dan arah organisasinya di bidang mutu) dan sasaran mutu ( segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan sasaran (target) pencapaian dengan menetapkan ukuran atau kriteria pencapainnya.

Mutu di difinisikan “kemampuan untuk memenuhi persyaratan-persyartan. Kebutuhan atau harapan yang ditetapkan secara langsung /eksplisit atau tidak langsung/implisit, oleh organisasi atau perorangan yang menerima suatu produk (pelanggan) berdasarkan karakteristik yang dimiliki oleh suatu produk.

Karekteristik produk :

  • Fungsional yaitu terkait dengan kegunaan.
  • Temporal yaitu seperti tepat waktu, ketersediaan, akurat dll.
  • Phisikal yaitu seperti mekanik, elektrik, kimia ,fiisika dll
  • Sensory yaitu berkaitan dengan panca indra.
  • Behavorial yaitu berkaitan dengan sifat seperti sopan santun, disiplin, kejujuran dll.
  • Ergonomic yaitu berkaitan dengan keselamatan, kenyamanan dan kesehatan.
  • Memenuhi persyaratan pelanggan

Setiap organisasi baik bersifat profit maupun non profit, memiliki kriteria produk yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggannya. Untuk dapat memenuhi persyaratan tersebut organisasi harus mengembangkan metode untuk mengukur kinerja dan mengkoreksi terhadap penyimpangan terhadap standar yang telah ditetapkan.

Sesuai dengan kegunaan

Pengertian ini dikembangkan oleh Dr, Joseph Juran yang berfocus pada orientasi pasar dan pelanggan.

Memuaskan pelanggan dengan biaya yang kompetitif.

Kemampuan produsen untuk memuaskan pelanggannya pada atas dasar tingkat laba tertentu, dan membidik atas dasar segmen pasar tertentu.

Keseluruhan gabungan karakteristik produk baik barang dan jasa

Dengan strategi pemasaran, rekayasa, pembuatan dan pemeliharan(after sales service) yang diterapkan guna memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. Difinisi mutu tersebut diatas merupakan jabaran/identifikasi awal dari organisasi baik profit maupun non profit untuk memberikan pelayaan terbaiknya kepadapelanggannya. Oleh sebab itu organisasi harus mampu melakukan identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggannya sehingga produk yang dihasilkan dapat diterima dengan baik oleh pelanggannya.

  1. INDIKATOR KEBERHASILAN IMPLEMENTASI SMM ISO 9001: 2008

Sesuai dengan persyaratan SMM ISO 9001 : 2008 bahwa organisasi yang mengadopsi sistem ini harus menerapkan 8 prinsip manajemen mutu. Beberapa hal dapat yang diperhatikan dalam implementasi yaitu adanya management review setiap 6 bulan sekali yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan ditingkat pimpinan puncak demi dilakukan perbaikan lebih lanjut ( continuos improvement ) dalam usaha memenuhicustomer satisfaction.

Untuk mengukur keberhasilan implementasi SMM di dunia pendidikan/sekolah, tidak sama dengan indikator-indikator di perusahaan manufaktur, karena core-businessnya jelas berbeda. Sebagai yang dipaparkan Slamet  ( 1999 ), bahwa sifat-sifat pokok mutu jasa,  mengandung unsur-unsur: (1) Tangible (bukti fisik), yaitu meliputi fisik, perlengkapan, karyawan/staf pengajar, dan sarana komunikasi. Misalnya, fasilitas pembelajaran (gedung), fasilitas laboratorium, fasilitas perpustakaan, media pembelajaran, kantin, tempat parker, sarana ibadah, fasilitas olahraga, serta busana penampilan staf administrasi maupun staf pengajar, (2) Reliability (keandalan), yakni kemampuan memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan segera atau cepat, akurat, dan memuaskan. Misalnya, mata ajaran yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan, jadwal pembelajaran, proses pembelajaran yang akurat, penilaian yang objektif, bimbingan dan penyuluhan, serta aktivitas lain yang semuanya untuk memperlancar proses pembelajaran peserta didik, (3) Responsiveness (daya tanggap), yaitu kemauan/ kesediaan para staf untuk membantu para peserta didik dan memberikan pelayanan cepat tanggap. Misalnya guru pembimbing mudah ditemui konsultasi. Proses pembelajaran interaktif sehingga memungkinkan peserta didik lebih memperluas wawasan berfikir dan kreatifitasnya. Prosedur administrasi lembaga pendidikan menjadi lebih sederhana, (4) Assurance (jaminan), yaitu mencakup pengetahuan, kompetensi, kesopanan, respek terhadap peserta didik, serta memiliki sifat dapat dipercaya, bebas dari bahaya dan keragu-raguan. Misalnya, seluruh staf administrasi, staf pengajar, maupun pejabat structural harus benar-benar kompeten di bidangnya sehingga reputasi lembaga pendidikan positif di mata masyarakat, dan (5)Empathy (empati), yaitu kemudahan dalam melakukan hubungan, komunikasi dengan baik, perhatian pribadi, dan memahami kebutuhan peserta didiknya. Misalnya, staf pengajar mengenal siswanya yang mengikuti proses pembelajran, guru bisa benar-benar berperan sesuai fungsinya, perhatian yang tulus diberikan kepada para siswanya untuk kemudahan mendapatkan pelayanan, keramahan dan komunikasi, demi kepuasan pelanggan internal : fasilitas, kompetensi guru, layanan wali kelas, layanan akademis maupun dan kepuasan pelanggan eksternal : kompetensi lulusan, kerja team (team work) dan sikap (attitude).

Sejalan dengan pendapat di atas, maka ukuran keberhasilan implementasi SMM ISO 9001 : 2008 di sekolah dapat dipaparkan pada indikator-indikator berikut ( disarikan dari Bambang Kesit ) :

  1. Produktifitas Pembelajaran.Jumlah persentase mata pelajaran dengan jumlah pertemuan tatap muka sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, jumlah persentase bahan ajar yang tersedia dari jumlah mata pelajaran yang diselenggarakan, jumlah persentase silabus pembelajaran tersedia sesuai dengan jumlah mata pembelajaran yang diselenggarkan, dan jumlah persentase guru yang hadir sesuai dengan standar pertemuan yang telah ditetapkan sehingga ini berdampak juga dengan prestasi siswa.
  2. Produktifitas Guru Dan Karyawan, tingginya angka persentase karyawan yang IKK-nya di atas 3, guru yang IKD-nya di atas 3, dan unit satuan kerja yang IKSK-nya di atas 3, serta tingginya persentase guru mengikuti kegiatan ilmiah.
  3. Efisiensi Proses Internal, misalnya persentase angka kelulusan tiap tahun 100 persen tanpa joki dan persentase unit satuan kerja yang mampu melayani tepat waktu.
  4. Efektifitas Pendanaan, terpenuhinya kebutuhan sekolah melalui dana dari BP-3/Komite Sekolah/ APBD/ BOS,  tersedianya dana untuk pengembangan SDM guru dan karyawan serta untuk pengembangan fasilitas pendidikan.
  5. Ketersediaan Dokumen, tersedianya dokumen sistem mutu beserta rekaman mutu di tempat yang terkait. Dokumen dan rekaman mutu ditentukan dengan jelas dan diterapkan secara konsisten seta mudah diambil dan disajikan ketika dibutuhkan.
  6. Kemudahan Telusur Dokumen, isi dokumen mudah ditelusur untuk melihat urutan kronologis proses dan bagian yang mengerjakannya sehingga ketika ada masalah mudah diketahui dan dengan cepat diatasi atau dicari solusinya. Dan kemudahan ini dapat menghindari saling lepas tanggungjawab.
  7. Mutu Jasa, proses yang terekam dan terdokumentasi dengan teratur dan konsisten sehingga kualitas jasa yang dihasilkan akan menjadi lebih baik dan terkendali demi mengurangi tingkat kesalahan dan ketidaktepatan dari jasa yang dihasilkan.
  8. Keluhan Pelanggan, memberikan kepuasan kepada siswa dan stakeholders lainnya bila ada keluhan atau complainatas ketidakpuasan dalam penyelenggaraan proses pendidikan.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

ISO berasal dari kata Yunani ISOS yang berarti sama, kata ISO bukan diambil dari singkatan nama sebuah organisasi walau banyak orang awam mengira ISO berasal dari International Standard of Organization, sama sekali BUKAN. ISO 9001 merupakan standard international yang mengatur tentang sistem management Mutu (Quality Management System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai “ISO 9001, QMS” adapun tulisan 2008 menunjukkan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah system manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008.

Delapan prinsip manajemen mutu pada sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 dipergunakan memimpin organisasi kearah perbaikan kinerja, yaitu fokus pada pelanggan, kepemimpinan, pengikutsertaan karyawan, pendekatan proses, pendekatan sistem dalam manajemen, peningkatan berkelanjutan, pengambilan keputusan berdasarkan fakta dan hubungan dengan pemasok yang saling menguntungkan.

Sistem Manajemen Mutu adalah sistem yang digunakan untuk menetapkan Kebijakan (policy) atau pernyataan resmi oleh manajemen puncak berkaitan dengan perhatian dan arah organisasinya di bidang mutu) dan sasaran mutu ( segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan sasaran (target) pencapaian dengan menetapkan ukuran atau kriteria pencapainnya.

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

Hoyle, David.(2006). ISO 9000 Quality Systems Handbook, Fifth Edition. Great

Britain

Sallis, Edward. 2010. Total Quality Management in Education: Manajemen Mutu Pendidikan. Yogyakarta: IRCiSoD

Suardi, Rudi. 2004. Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000, Penerapannya untuk mencapai TQM. Jakarta: PPM.

Syafaruddin. 2002. Manajemen Mutu Terpadu Dalam Pendidikan: Konsep, Strategi, dan Aplikasi. Jakarta: Grasindo

Manajemen Mutu Bab 2.doc

http://konsultanmanajemen.wordpress.com/2009/02/25/delapan-prinsip-manajemen-mutu-iso-90012008/

http://smkn1bulakamba.sch.id/iso.php

[1] ISO 9000 Quality Systems Handbook, h. 109-110.

[2] http://smkn1bulakamba.sch.id/iso.php, diakses pada tanggal 8 Desember 2011 pukul 14.50 WIB

[3] Manajemen Mutu Bab 2.doc, diakses pada 8 Desember 2011 pukul 14.30 WIB

[4] http://konsultanmanajemen.wordpress.com/2009/02/25/delapan-prinsip-manajemen-mutu-iso-90012008/, diakses pada tanggal 8 Desember 2011 pukul 14.40 WIB

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s